Kunstdokumente automatisch zuordnen: Wie Belege per E-Mail ihren Weg zum richtigen Werk finden
Die Rechnung der Galerie. Das Gutachten des Sachverständigen. Das digitale Echtheitszertifikat vom Nachlass des Künstlers. All diese Dokumente haben eines gemeinsam: Sie erreichen Sie nicht im System Ihrer Kunstsammlung, sondern in Ihrem E-Mail-Postfach – zwischen Newslettern, Terminanfragen und allem anderen, was sich dort täglich ansammelt.
Was danach folgt, kennt fast jeder Sammler: Datei herunterladen, sinnvoll umbenennen, das richtige Kunstwerk in der Sammlung finden, Datei hochladen, Dokumenttyp auswählen. Bei einem einzelnen Dokument ist das ein kleiner Aufwand. Bei einer wachsenden Sammlung mit mehreren Galerien, Gutachtern und Versicherungspartnern wird daraus schnell ein Verwaltungsposten, der gerne aufgeschoben wird – mit der Folge, dass Dokumente im Postfach liegen bleiben und im Ernstfall, etwa bei einer Versicherungsprüfung oder im Erbfall, schlicht fehlen.
all.my.arts schließt genau diese Lücke mit einer zentralen E-Mail-Adresse für Dokumente – der ArtInbox.
Warum Dokumente im Postfach so leicht verloren gehen
- Kein fester Platz: E-Mail-Anhänge haben keinen Bezug zur Sammlungsstruktur – sie liegen im Postfach, nicht beim Kunstwerk.
- Manuelle Zuordnung wird aufgeschoben: Herunterladen, umbenennen, hochladen kostet Zeit, die im Alltag gerne auf „später“ verschoben wird.
- Mehrere Absender, ein Postfach: Galerien, Gutachter, Versicherungen und Restauratoren schreiben alle an dieselbe Adresse – ohne System wird das schnell unübersichtlich.
Die Lösung: eine E-Mail-Adresse, die selbst zuordnet
Die ArtInbox von all.my.arts ist eine zentrale E-Mail-Adresse, an die Sie Dokumente direkt weiterleiten können. Im Hintergrund entscheidet das System pro E-Mail zwischen zwei Wegen: vollautomatische Zuordnung oder ein kurzer manueller Schritt in einem übersichtlichen Posteingang.
Weg 1: Vollautomatische Zuordnung per Inventarnummer
Enthält der Betreff der E-Mail die Inventarnummer des Kunstwerks im Format #Inventarnummer, ordnet all.my.arts das angehängte Dokument sofort und ohne weiteren Klick dem richtigen Werk zu. Eine E-Mail mit dem Betreff „Expertise Monet #2024-001“ genügt – das Dokument erscheint wenig später in der Dokumentenliste des betreffenden Kunstwerks.
Weg 2: Manuelle Zuordnung im übersichtlichen Posteingang
Fehlt die Inventarnummer oder ist sie fehlerhaft, landet das Dokument nicht verloren im Postfach, sondern sichtbar im ArtInbox-Posteingang. Dort genügen zwei Auswahlfelder – Kunstwerk und Dokumenttyp – sowie ein Klick auf „Zuordnen“, und das Kunstdokument ist dauerhaft beim richtigen Werk gespeichert. Das System schlägt den Dokumenttyp dabei meist schon automatisch anhand von Betreff und Dateiname vor.
Ein Sammler aus Hamburg kauft auf einer Messe ein Werk eines aufstrebenden zeitgenössischen Künstlers. Die Galerie verspricht, die Rechnung „in den nächsten Tagen per E-Mail“ zu schicken. Eine Woche später trifft die Rechnung tatsächlich ein – mit dem Betreff „Rechnung Galerie Lindemann“, ohne jede Inventarnummer, denn das Werk wurde zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht in all.my.arts angelegt.
Der Sammler legt das Werk nun in seiner Sammlung an, vergibt die Inventarnummer 2024-047 und öffnet anschließend die ArtInbox. Die Rechnung wartet dort bereits im Posteingang – das System hat anhand des Betreffs sogar schon den Dokumenttyp „Kaufnachweis“ vorgeschlagen. Zwei Klicks später ist die Rechnung dauerhaft beim Werk gespeichert, ganz ohne Datei-Download, Umbenennung oder manuellen Upload.
Ein Postfach, das für Ihre Sammlung mitarbeitet
Die ArtInbox macht aus dem E-Mail-Postfach keinen zusätzlichen Verwaltungsort, sondern eine weitere Erfassungsquelle für Ihr Kunstinventar – egal ob Sie selbst weiterleiten oder Galerien, Gutachter und Versicherungen direkt an all.my.arts schreiben lassen. Das Ergebnis ist ein Inventar, das tatsächlich vollständig bleibt, statt nur einmal angelegt und danach nie wieder aktuell zu sein.
Für Kunstdokumente und Fotos, die nicht per E-Mail, sondern direkt vor Ort entstehen – etwa bei einem Lagerbesuch oder einer Ausstellung – hat all.my.arts mit dem mobilen Upload per Magic Link eine passende Ergänzung entwickelt.
Dokumente, die ihren Weg von selbst finden.
Testen Sie all.my.arts kostenlos – mit der ArtInbox für automatische Dokumenten-Zuordnung per E-Mail.
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