Audit-Trail

In der professionellen Kunstverwaltung ist Wissen gleich Sicherheit. Die Audit-Trail-Funktion von all.my.arts bietet Ihnen eine lückenlose, historische Nachvollziehbarkeit für Ihre gesamte Sammlung.

Was ist der Audit-Trail? Der Audit-Trail (auch Prüfpfad genannt) fungiert als digitales Gedächtnis Ihrer Kunstdatenbank. Er protokolliert automatisch jede Änderung, die an einem Kunstwerk vorgenommen wird. So behalten Sie stets die volle Kontrolle darüber, wie sich Ihre Daten im Laufe der Zeit entwickelt haben.

Die Funktionen im Überblick:

• Wer, wann, was? Jede Anpassung wird präzise dokumentiert. Sie sehen auf einen Blick, welcher Benutzer zu welchem exakten Zeitpunkt eine Änderung durchgeführt hat.
• Vollständige Feld-Historie: Die Protokollierung beschränkt sich nicht nur auf Stammdaten. Der Audit-Trail erfasst Änderungen an allen Feldern eines Kunstwerkes – egal ob es um die Anpassung von Versicherungswerten, Standortwechsel, Techniken oder Provenienzangaben geht.
• Revisionssicherheit: Durch die detaillierte Historie können Sie frühere Datenzustände jederzeit nachvollziehen. Dies ist besonders wertvoll für die interne Dokumentation, bei Versicherungsprüfungen oder zur Klärung von Unstimmigkeiten in der Datenpflege.
• Schutz vor Datenverlust: Versehentliche Änderungen oder Fehleingaben lassen sich durch die Einsicht in die Historie schnell identifizieren und korrigieren.

Ihr Vorteil: Besonders wenn mehrere Teammitglieder oder externe Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Sammlung haben, schafft der Audit-Trail Vertrauen und Sicherheit. Sie müssen sich nicht mehr fragen, wie eine Information zustande kam – ein Klick in die Historie liefert Ihnen die Antwort.

In Kombination mit der Benutzerverwaltung: Während Sie über die Benutzerverwaltung festlegen, wer welche Rechte besitzt, sorgt der Audit-Trail dafür, dass die tatsächliche Nutzung des Systems transparent bleibt. Gemeinsam bilden beide Funktionen das Fundament für ein sicheres und professionelles Sammlungsmanagement.