ArtInbox: Dokumente finden von selbst ihren Platz

Wer eine Sammlung sorgfältig führt, kennt das: Zu jedem Kunstwerk gehören nicht nur Fotos, sondern auch eine ganze Reihe von Dokumenten – die Rechnung der Galerie, das Echtheitszertifikat, ein Gutachten, später vielleicht ein Restaurierungsbericht oder die Versicherungspolice. Diese Unterlagen erreichen Sie meist per E-Mail, oft von unterschiedlichen Absendern zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Bis sie tatsächlich beim richtigen Werk in Ihrer Sammlung landen, müssen Sie sie herunterladen, sich einloggen, das passende Kunstwerk suchen und den Anhang manuell hochladen – ein Zwischenschritt, der leicht liegen bleibt.

ArtInbox nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab. Sie leiten ein Dokument einfach an eine zentrale E-Mail-Adresse weiter – und all.my.arts übernimmt die Zuordnung.

Zwei Wege, ein Ergebnis

Enthält der Betreff der E-Mail die Inventarnummer des betreffenden Werks im Format #Inventarnummer – etwa „Expertise Monet #2024-001″ –, erkennt ArtInbox diese automatisch und ordnet das Dokument sofort dem passenden Kunstwerk zu. Es ist augenblicklich in dessen Dokumentenliste abrufbar.

Fehlt die Inventarnummer oder ist sie nicht korrekt, geht das Dokument nicht verloren: Es landet übersichtlich in Ihrem Dokument-Posteingang. Dort wählen Sie das passende Kunstwerk per Titel- oder Nummernsuche sowie den Dokumenttyp aus und bestätigen die Zuordnung mit einem Klick.

ArtInbox unterstützt dabei alle gängigen Belegarten – von Ausstellungskatalog und Echtheitszertifikat über Kaufnachweis und Provenienz bis hin zu Restaurierungsbericht, Versicherungsdokument und Zustandsbericht. Den passenden Typ schlägt das System bei der automatischen Zuordnung anhand von Stichwörtern im Betreff und Dateinamen bereits vor.

Nach jeder Verarbeitung erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit einer Übersicht: Was wurde zugeordnet, was wartet noch auf Sie, was wurde übersprungen. Liegen Dokumente länger unbearbeitet im Posteingang, erinnert Sie all.my.arts jeden Samstag automatisch daran.

Ihr Nutzen im Überblick

Zeit sparen. Kein Login, kein manueller Upload, keine Suche nach dem richtigen Kunstwerk – das Dokument findet seinen Platz von selbst.

Nichts geht verloren. Auch ohne korrekte Inventarnummer landet jedes Dokument sicher im Posteingang statt im Nirgendwo Ihres E-Mail-Postfachs.

Von überall nutzbar. Ob vom Schreibtisch, unterwegs oder direkt aus der E-Mail der Galerie weitergeleitet – ArtInbox funktioniert ohne zusätzliche App oder Anmeldung.

Vollständigere Dokumentation. Belege werden zeitnah erfasst, statt sich in Postfach-Ordnern anzusammeln – ein wichtiger Baustein für Werterhalt, Versicherung und Nachlassplanung.

Volle Transparenz. Die Bestätigungsmail nach jeder Verarbeitung und die wöchentliche Erinnerung sorgen dafür, dass nichts unbemerkt liegen bleibt.

Verlässlichkeit und sorgfältiger Umgang mit Daten

ArtInbox verarbeitet PDF-Dateien, Word-Dokumente und gängige Bildformate wie TIFF; pro Tag können Sie bis zu 20 Dokumente per E-Mail importieren. Wie bei allen Funktionen von all.my.arts gilt: Ihre Dokumente bleiben auf deutschen Servern, DSGVO-konform gespeichert und ausschließlich in Ihrer Hand.